Politique et procédure

Promotions et relations avec les médias à L'Hôpital de Montréal pour enfants du Centre universitaire de santé McGill et à l'Institut de recherche du Centre universitaire de santé McGill

La présente politique repose sur la politique du CUSM en matière de promotions et de relations avec les médias. De légères modifications y ont été apportées pour l'adapter aux besoins spécifiques de L'HME.

Objectif

Il est primordial de faire la promotion des activités et des réalisations de L'Hôpital de Montréal pour enfants du Centre universitaire de santé McGill (CUSM) et de l'Institut de recherche du Centre universitaire de santé McGill (IR CUSM) afin de consolider auprès du public, des établissements pairs, des décideurs et des organismes de financement notre réputation de centre universitaire de santé de premier plan.

Les médias jouent un rôle important pour ce qui est de façonner l'opinion publique ainsi que l'image de marque et de faciliter la compréhension du rôle de L'HME et de l'IR du CUSM. Mais les médias jouent aussi un rôle primordial en publiant des renseignements sur la santé en général et sur le rôle spécifique de la science et de la médecine universitaire.

C'est pourquoi la promotion et les relations avec les médias doivent faire l'objet d'une gestion coordonnée et professionnelle afin que les renseignements présentés soient clairs et conformes à l'image de marque de L'Hôpital de Montréal pour enfants.

Afin de réserver un bon accueil aux médias, le service des Relations publiques et communications (RPC) a défini les lignes directrices suivantes pour les entrevues, les enregistrements vidéo et les séances de photo.

Lignes directrices pour les médias

Les journalistes doivent identifier les membres du personnel de L'Hôpital de Montréal pour enfants par leur titre à l'HÔPITAL, et non seulement par leurs titres universitaires, dans les articles se rapportant à leur travail ou à leur rôle à L'HME.

On demande aux journalistes d'utiliser le nom complet de l'établissement - L'Hôpital de Montréal pour enfants ou L'Hôpital de Montréal pour enfants du CUSM - lorsqu'ils font référence à l'hôpital ou à son personnel dans un reportage écrit ou parlé. Après une première mention du nom complet, l'hôpital peut être désigné par son acronyme, L'HME.

Toutes les entrevues sur place doivent faire l'objet d'une demande préalable pour permettre au personnel des RPC de prendre certaines dispositions comme réserver une salle pour les entrevues ou les photos, informer les secteurs de soins aux patients intéressés, et réunir les patients, les familles et le personnel de L'HME, concernés par le reportage en question.

Même si des membres des familles acceptent de parler aux médias, l'hôpital doit toujours donner son autorisation lorsque l'entrevue a lieu à l'hôpital ou dans l'enceinte de l'hôpital. L'hôpital se réserve le droit de refuser les entrevues aux médias en cas de justification médicale ou autre.

Les journalistes doivent être accompagnés d'un membre des RPC ou d'une personne désignée par ce service quand ils se trouvent dans les établissements du CUSM.

L'HME a la responsabilité de protéger la vie privée et l'anonymat de tous ses patients et sujets de recherche. Le service des RPC doit s'assurer que les patients et les sujets de recherche ont donné leur consentement écrit avant d'être interviewés, photographiés ou filmés par les médias, les agences externes ou les services multimédias internes de l'hôpital. Le consentement écrit d'un parent ou tuteur légal est obligatoire pour les patients de moins de 14 ans. Dans le cas d'un enfant de moins de 14 ans relevant de la protection de la jeunesse OU d'un enfant de 14 ans ou plus jugé mentalement incapable, le consentement écrit de l'autorité juridique appropriée est requise. Si un enfant mineur n'est pas à l'aise avec les activités de relation publique, celles-ci seront aussitôt arrêtées. Le service des RPC conservera les formulaires de consentement conformément à la législation relative à la vie privée applicable et au programme du CUSM en matière de sécurité et de confidentialité.

Politique de l'hôpital

Le porte-parole de L'HME et du CUSM est le directeur général, ainsi que ses délégués.

Les services des Relations publiques et communications (RPC) de L'HME et du CUSM coordonneront toutes les activités promotionnelles et médiatiques. Si des journalistes communiquent directement avec un membre du CUSM ou de l'IR du CUSM, ils doivent être dirigés vers le service des RPC qui prendra les dispositions nécessaires pour répondre à leur demande. On peut joindre le service des RPC de L'HME au poste 24307.

Les journalistes doivent être accompagnés d'un membre des RPC ou d'une personne désignée par ce service quand ils se trouvent dans les établissements du CUSM.

L'HME a la responsabilité de protéger la vie privée et l'anonymat de tous ses patients et sujets de recherche. Le service des RPC doit s'assurer que les patients et les sujets de recherche ont donné leur consentement écrit avant d'être interviewés, photographiés ou filmés par les médias, les agences externes ou les services multimédias internes de l'hôpital. Le consentement écrit d'un parent ou tuteur légal est obligatoire pour les patients de moins de 14 ans. Dans le cas d'un enfant de moins de 14 ans relevant de la protection de la jeunesse OU d'un enfant de 14 ans ou plus jugé mentalement incapable, le consentement écrit de l'autorité juridique appropriée est requise. Si un enfant mineur n'est pas à l'aise avec les activités de relation publique, celles-ci seront aussitôt arrêtées. Le service des RPC conservera les formulaires de consentement conformément à la législation relative à la vie privée applicable et au programme du CUSM en matière de sécurité et de confidentialité.

Le personnel des RPC préparera et distribuera à l'intention des médias tous les documents relatifs au CUSM et à l'IR du CUSM, y compris les avis aux médias et les communiqués de presse. Si un partenaire de l'extérieur, un organisme de financement ou une agence de communication désire préparer des documents à l'intention des médias à propos d'une activité du CUSM ou de l'IR du CUSM, il doit obtenir l'autorisation préalable des RPC. En outre, le service des RPC devra aussi approuver le produit final avant sa diffusion. Tout document préparé par un organisme de financement ou une agence de communication au sujet des activités du CUSM ou de l'IR du CUSM doit arborer le logo de l'hôpital concerné et désigner le personnel du CUSM, y compris les chercheurs, par leur titre à l'hôpital, et non seulement par leur titre universitaire.

Le service des RPC travaillera de concert avec le personnel du CUSM, ses médecins et ses scientifiques pour préparer tous les communiqués concernant leurs activités. Les parties concernées auront le droit de regard et d'autorisation final sur tous les communiqués liés à leurs activités.

Recherche clinique : Dans le cas de communications publiques liées à des études cliniques non publiées, le service des RPC consultera le Bureau d'éthique de la recherche (BER) pour savoir si une évaluation éthique appropriée de l'étude a été faite. Le service des RPC consultera aussi le BER pour toutes les communications ayant trait à des études menées auprès de sujets humains et pouvant soulever des questions éthiques. Les communications et publicités écrites traitant de recherche clinique doivent être approuvées par le Comité d'éthique de la recherche et autorisées par le service des RPC.

Les membres du CUSM et de l'IR du CUSM qui désirent faire la promotion d'événements ou d'activités doivent communiquer avec les RPC qui se feront un plaisir de les aider et de les conseiller. Le service des RPC est habilité à approuver ou à rejeter les activités promotionnelles proposées.

Toute utilisation du nom et du logo du CUSM à des fins promotionnelles à l'externe doit être autorisée par les RPC.

Au sujet de l'hôpital de Montréal pour enfants du CUSM